Tijdschrijven zonder losse lijstjes: registreer tijd en gebruik de gegevens
Professioneel tijdschrijven voor medewerkers, projecten en klanten. Van dagelijkse tijdregistratie naar controle, rapportage, budgetbewaking en facturatie, in één systeem.
2 maanden gratis proberen Vergelijk de versiesWat betekent tijdschrijven?
Tijdschrijven betekent dat medewerkers vastleggen hoeveel tijd zij aan welke werkzaamheden besteden. Niet alleen dat ze acht uur hebben gewerkt, maar waaraan: welke klant, welk project, welke activiteit. Dat lijkt eenvoudig, maar zodra tijd gekoppeld moet worden aan tarieven, budgetten of facturen ontstaat behoefte aan een vaste structuur.
Een goed systeem voor tijdschrijven maakt van losse tijdregistraties bruikbare bedrijfsinformatie. Je ziet welke werkzaamheden tijd kosten, welke projecten binnen budget blijven en welke uren declarabel zijn. Tijdschrijven, urenregistratie, tijdregistratie of uren schrijven: hoe je het ook noemt, het doel is hetzelfde: weten waar de tijd naartoe gaat en er iets mee doen.
Waarom niet gewoon een spreadsheet?
Een spreadsheet of urenbriefje werkt zolang één persoon het bijhoudt. Met meerdere medewerkers, klanten en tarieven raak je het overzicht kwijt: versies lopen uiteen, totalen kloppen niet en de factuur wordt met de hand samengesteld. Een tijdschrijfsysteem legt de structuur één keer vast en rekent de rest voor je uit.
Van tijd schrijven naar inzicht in vier stappen
Tijdschrijven levert pas iets op als de geschreven tijd ook wordt gecontroleerd, geanalyseerd en gebruikt. Zo loopt dat proces in TimeWriter.
Tijd vastleggen
Medewerkers schrijven hun tijd op een vaste manier: per klant, project en activiteit, via de webclient, de desktopapplicatie of mobiel. Het weekoverzicht laat direct zien welke dagen nog niet compleet zijn.
Controleren
Registraties zijn per medewerker en per periode te bekijken. In TimeWriter Pro accordeert een leidinggevende de week, waarna de uren vastliggen en niet meer stilletjes veranderen.
Analyseren
Rapportages en draaitabellen laten zien hoeveel tijd aan projecten, klanten en medewerkers is besteed, en hoe dat zich verhoudt tot de begroting.
Factureren
Geschreven tijd is met tariefafspraken direct de basis voor nacalculatie en facturatie, inclusief doorboeken naar de boekhouding of versturen via Peppol.
Tijdschrijven in de praktijk
Voor welke organisaties tijdschrijven het verschil maakt, en wat zij er concreet uit halen.
Projectorganisaties
Vergelijk de werkelijk bestede uren met de begroting per project of fase en zie op tijd wanneer een project uit de pas loopt, in plaats van bij de eindafrekening.
Consultants en adviseurs
Leg uren per klant en opdracht vast, ook onderweg, en gebruik de registratie direct voor rapportage aan de klant en voor de declaratie.
ICT en softwareontwikkeling
Schrijf tijd per klant, project, sprint, taak of interne activiteit. Onderbouw onderhoudscontracten, strippenkaarten en WBSO-uren met een sluitende administratie.
Creatieve bureaus
Maak inzichtelijk hoeveel tijd een opdracht werkelijk kost, ook de correctierondes, en gebruik dat voor nacalculatie en een betere offerte de volgende keer.
TimeWriter ondersteunt het volledige proces
TimeWriter combineert tijdschrijven met de functies die er in de dagelijkse administratie direct op aansluiten, zodat geschreven tijd niet in een rapport blijft hangen maar doorstroomt naar planning, facturatie en boekhouding.
- Tijdregistratie per klant, project en activiteit
- Weekoverzichten en meerdere manieren van invoer
- Budgetbewaking en nacalculatie
- Tariefafspraken en factuurscenario's
- Verlofregistratie en werkplekregistratie
- Rapportages, exports en eigen rapporten
- Boekhoudkoppelingen en Peppol
- Accordering, groepen, rollen en API's (Pro)
De precieze verdeling van functies per versie staat in de productmatrix van TimeWriter.
Budgetbewaking
Zie per project hoeveel van het budget al is geschreven.
Verlof
Tegoed, opname en saldo per medewerker in dezelfde administratie.
Koppelingen
Facturen door naar de boekhouding, of via Peppol naar de klant.
Mobiel en web
Tijd schrijven op kantoor, thuis of bij de klant.
Tijdschrijven met TimeWriter: welke versie past bij jou?
Freeware voor persoonlijk gebruik, Standaard voor teams en Pro voor organisaties die goedkeuring, autorisaties en integraties nodig hebben.
Freeware, voor jezelf
Voor één gebruiker is er een gratis versie voor persoonlijk gebruik. Ideaal als zzp'er of om tijdschrijven eerst zelf te ervaren. Over TimeWriter Freeware.
Standaard, voor teams van 5 tot 25
Overzicht zonder ingewikkeld beheer: tijdschrijven met facturatie, verlofregistratie, budgetten, rapportages en tariefafspraken. Boekhoudkoppelingen zijn inbegrepen. Over TimeWriter Standaard.
Pro, voor grotere organisaties
Bij grotere teams gaat het ook om wie gegevens mag zien, wie periodes goedkeurt en hoe wijzigingen worden beheerd. Pro biedt accordering van uren, groepen, onbeperkte rollen, bulkverwerking en SOAP- en REST-API's, met de database in de cloud of op een eigen server. Over TimeWriter Pro.
Wat kost tijdschrijven met TimeWriter?
TimeWriter werkt met jaarlijkse licenties. De prijs hangt af van de versie en het aantal gebruikers; ondersteuning en updates zijn inbegrepen.
Freeware
- Urenregistratie per klant, project en activiteit
- Weekoverzichten en rapportages
- Geen licentiekosten
Standaard
- Alles uit Freeware, in de cloud
- Facturatie, tariefafspraken en nacalculatie
- Verlofregistratie en budgetbewaking
- Boekhoudkoppelingen en Peppol
Pro
- Alles uit Standaard
- Accordering van uren, groepen en onbeperkte rollen
- Bulkverwerking en SOAP- en REST-API's
- Cloud of database op eigen server
| Versie | Voorbeeld | Jaarprijs | Inbegrepen |
|---|---|---|---|
| Freeware | 1 gebruiker | € 0 | Persoonlijk gebruik |
| Standaard | 5 gebruikers | € 215 | Gebruiksrecht, ondersteuning, updates, boekhoudkoppelingen |
| Pro | 10 gebruikers | € 935 | Gebruiksrecht, ondersteuning, updates, API's |
Prijzen kunnen wijzigen; de actuele prijslijst met alle staffels op timewriter.nl is leidend.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over tijdschrijven.
Wat is het verschil tussen tijdschrijven en urenregistratie?
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Urenregistratie is het vastleggen van gewerkte uren, vaak voor salaris of aanwezigheid. Tijdschrijven gaat een stap verder: je schrijft tijd op een klant, project of activiteit, zodat je weet waar de uren naartoe gaan en welke uren je kunt factureren.
Is tijdschrijven verplicht?
Er is geen algemene wettelijke plicht om tijd te schrijven op projecten. Wel moet een werkgever de arbeidstijden van medewerkers kunnen aantonen (Arbeidstijdenwet) en vraagt de Belastingdienst bij bijvoorbeeld de WBSO en bij het urencriterium voor zelfstandigen om een sluitende urenadministratie. Voor declarabel werk is tijdschrijven simpelweg de basis van je omzet.
Hoe krijg ik medewerkers zover om consequent tijd te schrijven?
Maak het makkelijk en dagelijks: een vaste structuur van klanten, projecten en activiteiten, invoer via web of mobiel, en een weekoverzicht dat laat zien wat nog ontbreekt. Leg uit waarvoor de gegevens gebruikt worden en laat ook iets terugkomen, zoals projectrapportages. Verplichte accordering per week houdt de administratie sluitend.
Hoe nauwkeurig moet ik tijd schrijven?
Kies een eenheid die past bij je facturatie: veel organisaties schrijven op kwartieren, adviseurs soms op zes minuten (tienden van een uur). Belangrijker dan de eenheid is dat iedereen dezelfde afspraak volgt en dagelijks registreert; achteraf reconstrueren is de grootste bron van fouten.
Kan ik tijdschrijven koppelen aan mijn boekhouding?
Ja. TimeWriter maakt facturen op basis van geschreven uren en tariefafspraken, en boekt die door naar boekhoudpakketten of verstuurt ze via Peppol. Zo hoef je uren en bedragen niet opnieuw in te voeren.
Kan ik TimeWriter eerst uitproberen?
Ja, TimeWriter Standaard is twee maanden gratis te proberen in de cloud, zonder verplichtingen. Voor persoonlijk gebruik is er bovendien een gratis Freeware-versie voor één gebruiker.
Begin vandaag met tijdschrijven
Probeer TimeWriter Standaard twee maanden gratis in de cloud. Geen installatie, geen creditcard, en je gegevens blijven van jou.
2 maanden gratis proberen Neem contact opLiever even overleggen? Bel 088 - 00 11 800 (ma–vr 8.00–17.00) of mail info@xso.nl.